E-Mails effizient verarbeiten

Die E-Mail-Flut nimmt ständig zu, obendrein werden mittlerweile auch für die Arbeit zusätzlich noch alternative Kanäle wie Messengerdienste genutzt. Viele unserer Teilnehmenden wollen daher von uns wissen, wie sie besonders E-Mails am schnellsten bearbeiten können. Hier also unsere Tipps dazu:

Wie bei allen Texten: Immer eine Vorausschau machen! Wahrscheinlich machen Sie das in gewissem Rahmen schon, denn fast alle schauen zuerst auf Betreff und Absender, bevor sie eine E-Mail lesen. Das ist auch gut so. E-Mails, die sich nach diesem Schnellcheck schon als irrelevant für Sie herausstellen, sollten Sie sofort löschen.

Danach – vor allem bei längeren E-Mails – bitte noch eine Vorausschau auf den Text und schnell entscheiden, ob Sie die E-Mail vollständig lesen wollen oder nicht. Als Lesetechnik für E-Mails eignet sich das Skimmen, denn meistens haben Sie Vorwissen zu dem, worum es in der E-Mail geht. 

Kennen Sie die 2-Minuten-Regel? Diese besagt, dass Sie beim Leeren Ihres Posteingangs alles sofort erledigen, was Sie innerhalb von 2 Minuten bearbeiten können. Für alles andere schreiben Sie sich eine Aufgabe oder setzen sich einen Marker. 

Auf diese Weise bekommen Sie schnell einen vollständigen Überblick über Ihren Posteingang und laufen nicht Gefahr, sich mit unwichtigen Dingen aufzuhalten. Für lange E-Mails oder solche mit längeren Text-Anhängen gilt: Hier nur eine Vorausschau machen und das vollständige Lesen später erledigen. So schaffen Sie es, wirklich alle E-Mails zu sichten.

Um die Aufmerksamkeit auch bei kurzen E-Mails zu steuern, eignen sich, wie bei anderen Texten auch, die „W-Fragen“. Wer will was, wann und wo oder wie genau von mir? Damit verlieren Sie sich nicht in Details, sondern gehen zielsicher direkt auf die für Sie essenziellen Fakten zu.